Inicialmente fueron convocados a la primera Mesa aquellos grupos de trabajo o archiveros que habían elaborado un cuadro de clasificación de archivos municipales, acudiendo a la reunión un total de 24 personas.

Con el paso del tiempo se amplió el número y procedencia de los participantes: archiveros municipales, de Diputaciones Provinciales, de Comunidades Autónomas e, incluso, de la Universidad.

Un punto de inflexión importante fue la XI Mesa, la de presentación de la propuesta de Cuadro de Clasificación, cuando se decide tratar de incorporar a la Mesa profesionales de aquellas Comunidades Autónomas que, por diversas razones, no habían estado presentes o habían dejado de asistir.

En resumen, junto a un grupo de miembros que ha participado en todas las Mesas, existe otro que, o bien se ha ido incorporando paulatinamente, o bien ha asistido una sola vez, al coincidir la convocatoria en su Comunidad. No obstante siempre ha participado un grupo fijo, constante y mayoritario. La relación detallada de asistentes a cada Mesa puede consultarse en las correspondientes Actas.