Dentro de las diferentes etapas que forman el ciclo antifraude, la prevención es una fase clave en la lucha contra el fraude, la corrupción, los conflictos de intereses y la doble financiación, siendo importante que las medidas preventivas que se adopten sean proactivas y proporcionales a la probabilidad e impacto de los posibles riesgos que se quieren mitigar o evitar, con un importante papel de la relación coste/eficacia.

En este sentido, las medidas preventivas:

• Pueden contribuir a mitigar el riesgo de fraude, corrupción, conflictos de interés y doble financiación en la etapa de implementación, e igualmente puede contribuir a reducir el coste de los controles e investigaciones ex post.  
• Producen un efecto disuasorio en tanto que los posibles defraudadores pueden temer las consecuencias de su comportamiento.
• Estarán vinculadas a la siguiente etapa de detección del ciclo antifraude de la siguiente forma: las herramientas, los procedimientos establecidos y los conocimientos adquiridos en materia de detección deberían conducir a la identificación de una presunta actividad ilegal, y una vez detectada esta, se deben adoptar medidas preventivas y correctivas para mitigar los daños potenciales.

Para la evaluación del riesgo de fraude y medidas efectivas y proporcionadas contra el mismo, “la defensa preventiva más fuerte contra el fraude es el funcionamiento de un sistema sólido interno que debe ser diseñado y dirigido como respuesta proporcionada a los riesgos identificados durante el ejercicio de la evaluación de riesgos”, al mismo tiempo que “una organización también debe trabajar para crear las estructuras y la cultura adecuadas para desalentar el comportamiento potencialmente fraudulento”.

Las medidas preventivas estarán constituidas por el conjunto de procedimientos, prácticas y controles realizados con el objeto de evitar el fraude, la corrupción, los conflictos de interés y la doble financiación.

Las medidas preventivas han de ser elegidas en atención a sus propias características, sin perjuicio de los tres elementos que se consideran obligatorios: evaluación de riesgos, declaración de ausencia de conflicto de intereses y la disponibilidad de un procedimiento para abordar estos últimos.

• Política antifraude.

En primer lugar, se hará referencia al compromiso del Ayuntamiento con la adopción de medidas de prevención, detección y corrección del fraude, la corrupción y los conflictos de interés y para evitar la doble financiación y al compromiso de toda la organización a respetar el código ético y las normas establecidas. También se indicará que tales compromisos están contenidos en una declaración institucional.

Para lograr mayor efectividad en la implementación de políticas antifraude, se garantizará su adecuada difusión a todos los trabajadores del Ayuntamiento.

En este sentido, tiene que haber una supervisión efectiva de la dirección o puestos directivos puesto que los representantes de cada entidad deben prestar atención a las señales de alerta y los empleados deber conocer y percibir que la dirección está atenta ante posibles anomalías.

Los responsables de la entidad deben dar ejemplo de integridad y ,generar un ambiente de diálogo con los empleados para expresar su punto de vista sin temor a represalias.

En el desarrollo de la política antifraude, los empleados tienen que percibir que hay una tolerancia cero con los casos de fraude, corrupción, conflictos de intereses y doble financiación, por lo que se recomienda que en la entidad decisora y ejecutora se defina la autoridad u órgano que gestiona estas situaciones y el procedimiento que resulte aplicable.

• Código ético.

En este apartado se recogerán los códigos éticos o de conducta que hayan sido aprobados. En particular, se transcribirá lo previsto en el Capítulo VI “Deberes de los empleados públicos. Código de Conducta” (artículos 52 a 54) del Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público, en la medida en que resulta aplicable a los empleados públicos, comprendiendo a los funcionarios de carrera, los funcionarios interinos, el personal laboral y el personal eventual.

Asimismo, en relación con los altos cargos se incluirá también lo previsto en el artículo 26 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, que regula los principios del buen gobierno y resulta aplicable al Estado, las Comunidades Autónomas y Entidades Locales.

• Descripción de los sistemas de control interno de gestión y de la evaluación de riesgos.

El sistema de control Interno de gestión está formado por el conjunto de políticas y procedimientos elaborados y aplicados por el Ayuntamiento con el fin de garantizar el logro de sus objetivos de forma económica, eficiente y eficaz, el cumpliendo la legalidad vigente, que incluya medidas que permitan la prevención, detección y corrección del fraude, la corrupción, los conflictos de intereses y evitar la doble financiación.

Se puede tomar como referencia los siguientes elementos:

1. Organigrama y descripción del flujo financiero de los fondos.
2. Identificación de las unidades u órganos administrativos que participan en la gestión y en el control interno.
3. Descripción de las funciones correspondientes a las anteriores unidades u órganos, garantizando la separación de las atribuciones entre ellas.
4. Descripción de los procedimientos aplicados para garantizar el cumplimiento de los hitos y objetivos y la conformidad de los proyectos y subproyectos, incluidas las actuaciones, actividades o tareas en las que se desagreguen los anteriores, con la normativa europea y nacional aplicable.
5. Descripción de la pista de auditoría para acreditar la realización de los hitos y objetivos y la vinculación del gasto realizado.
6. Descripción de los procedimientos destinados a prevenir, detectar, corregir y perseguir el fraude, la corrupción, los conflictos de interés y la doble financiación que pudiera afectar a la ejecución.
7. Descripción de la herramienta de evaluación de riesgos.
8. Descripción de los procedimientos de recogida, registro y almacenamiento informatizado de los datos.
9. Descripción de los procedimientos para la realización de verificaciones administrativas (revisión documental, orientada, por ejemplo, a la detección de facturas falsas o manipuladas, a la existencia de confl,icto de intereses o de la concesión de un beneficio a un tercero, o a la verificación de la realización de la actividad), que se pueden documentar mediante un listado de comprobación, y para la realización de verificaciones in situ.

• Comisión antifraude.

Se ha constituido una Comisión dotada de autonomía y con conocimientos y experiencia en materia antifraude, que tiene, entre otras, las siguientes funciones:

1. La supervisión y evaluación del funcionamiento regular y de la correcta aplicación de las medidas de prevención, detección y corrección, incluida la evaluación de riesgos, detectando vulnerabilidades y proponiendo acciones.
2. La supervisión de la eficacia de los controles internos de gestión desarrollados en relación con el fraude, la corrupción, los conflictos de interés y la doble financiación con la finalidad de proponer mejoras o adaptaciones a las nuevas necesidades surgidas.
3. Analizar y evaluar aquellas áreas, situaciones o casos que supongan un especial riesgo que se pongan en su conocimiento, y establecer directrices y recomendaciones para su mejora.
4. Verificar la correcta aplicación de los procedimientos de gestión de conflictos de intereses
5.  El asesoramiento a las unidades que desempeñan las funciones de control interno de gestión y de evaluación de riesgos para el mejor cumplimiento normativo, de los objetivos y de las medidas antifraude en general.
6. Garantizar que se llevan a cabo las evaluaciones periódicas sobre el riesgo estableciendo criterios y directrices generales actualizadas para ello.
7. La comprobación de la existencia de documentación soporte de los controles internos realizados y de la evaluación de riesgos y el seguimiento de la implementación de medidas correctoras en materia antifraude.
8. Informar de las acciones a implementar o recomendaciones para la mejora de la política antifraude al máximo órgano del Ayuntamiento
9. Participar o establecer directrices en la elaboración del sistema de gestión interno y en la evaluación de riesgos.
10. Garantizar que el personal dispone de los conocimientos y recibe la información necesaria para poder llevar a cabo, en su ámbito específico de actuación, las acciones que procedan en relación con los riesgos de fraude, corrupción, conflictos de interés y doble financiación.
11. Garantizar que existe un procedimiento claro, difundido entre el personal, para la comunicación dentro y fuera de la entidad de los casos que incurran en riesgos de fraude, corrupción, conflictos de interés y doble financiación.
12. Asegurarse de que los hechos se remiten a los organismos competentes para su conocimiento y sanción cuando se detecten hechos que puedan ser constitutivos de infracciones penales o administrativas.
13. Asegurarse de que se ha puesto en marcha un procedimiento de seguimiento de aquellos casos que han sido comunicados a la Comisión, así como para la recuperación de los fondos de la Unión gastados fraudulentamente.
14. Ser la unidad o la autoridad de contacto en materia antifraude.

• Formación y sensibilización.

El objetivo de la formación y la sensibilización, dirigida a todos los niveles jerárquicos tanto empleados como Altos Cargos, s,upondría que todos integrantes del Ayuntamiento tomen conciencia sobre la necesidad de luchar contra el fraude, la corrupción, los conflictos de intereses y la doble financiación, conozcan la política antifraude de la entidad, adquieran capacitaciones para identificar y responder a los presuntos casos en los que se
materialicen los citados riesgos y que haya una transferencia de conocimientos a través de compartir experiencias.

La formación debería ser un proceso formal, documentado y recurrente que puede cubrir el detalle de cualquier política antifraude, funciones y responsabilidades específicas o mecanismos de información, y se puede articular mediante cursos, charlas, seminarios, reuniones o grupos de trabajo, e incluso a través de vías menos formales como boletines, carteles, sitios de internet o su inclusión como un tema habitual en las reuniones grupales.